Manager les projets stratégiques de la DSI

MOTS CLÉS

Management de la DSI + Project Management Office + Mise en œuvre du PMO + Gestion de portefeuille + Tableaux de bord DSI + Reporting de la Direction Générale + Prise de décision réactive + Conduite de changement

manager les projets de la DSI
Formation des managers et cadres confirmés Objecifs de la formation pour managers et cadres confirmés Les plus des formations de Qualipso Programme des formations pour managers  et cadres confirmés Dates et lieux formation des managers

PROFILS

Directeurs informatiques, responsables PMO, gestionnaires de portefeuille et tout chef de projets confirmé cherchant à contribuer activement aux performances de la DSI

OBJECTIFS

  • Instaurer le PMO et assurer le support des chefs de projet
  • Fournir un cadre de référence pour le pilotage des projets stratégiques de la DSI
  • Susciter la mobilisation des chefs de projet et faire adhérer les directions métiers
  • Sécuriser la réussite durable du PMO et légitimer les orientations retenues
  • Assurer le reporting vers la Direction Générale
  • Optimiser les investissements de la DSI
  • Préparer la DSI aux transitions incontournables
Les budgets en berne, le poids de l'existant, l'adoption de nouvelles technologies et l'accroissement de la contribution des DSI à la compétitivité de l'entreprise les tirent vers les mutations souvent peu ou mal planifiées.
L’évaluation régulière des besoins et des pratiques, le diagnostic de la satisfaction des clients, la prévention et la maîtrise des risques, la modélisation rationnelle des activités, la définition des cartes stratégiques, tableaux de bord et indicateurs d’aide à la décision, mise en œuvre du PMO (Project Management Office - Bureau pour le management de projets) font l’essentiel de cette formation-action à haute valeur ajoutée, répartie sur plusieurs mois. Le rythme soutenu des séminaires permet ainsi la mise en pratique des acquis sur le terrain.
Enrichie par les échanges et le partage d'expériences diverses dans les contextes différents, la formation procure aux participants des réponses ciblées aux difficultés rencontrées.

LES PLUS

  • Assistance à distance offerte pendant six mois
  • Mise à disposition de fiches prêtes à l'emploi
  • Nombreux ateliers de mise en application
  • Journées de bilan intermédiaire et final
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PROGRAMME

    Instaurer le Project Management Office - 2 jours

    Évaluer les pratiques et rationaliser la gestion de projet
  • Préciser les objectifs principaux
  • Identifier les risques majeurs et analyser les contraintes permanentes
  • Étudier le modèle de gouvernance et les facteurs de complexité et d'incertitude
  • Analyser la complémentarité et l'adéquation des référentiels ITIL, Cobit, CMMI, PMBOK, PRINCE2
  • Simplifier le référentiel de conduite de projet
  • Définir différents types de PMO et préciser les interfaces avec les autres départements

  • Préparer la mise en œuvre du PMO
  • Sensibiliser et communiquer sur les apports du PMO
  • Revoir les attentes, les exigences, les rôles et les responsabilités confiées
  • Ajuster la capacité des ressources
  • Mesurer la maturité de l'entreprise et fixer le niveau du PMO
  • Construire le socle PMO : missions, formes et étapes successives
  • Organiser le reporting ascendant et descendant
  • Animer la communauté projets et légitimer les missions du PMO
  • Cibler l'amélioration continue des pratiques et réactiver la prise de décision factuelle
  • Mesurer les bénéfices et étendre la démarche à toute l'entreprise

  • Ateliers
  • Diagnostiquer, évaluer et repositionner la DSI
  • Mener l'analyse fonctionnelle des missions du PMO et décrire sa description de poste
  • Rédiger le modèle de Business Case du projet PMO
  • Concevoir / Adapter les tableaux de bord de pilotage de la DSI - 2 jours

    Tableau de bord : outil de synthèse et de gestion de l'entreprise
  • Valider les orientations
  • Élaborer des cartes stratégiques ciblées
  • Classifier les indicateurs et concevoir des tableaux de bord cohérents
  • Organiser l'articulation entre tableaux de bord
  • Exemples de tableaux de bord percutants
  • Préparer le reporting et réactiver la prise de décision
  • Faire vivre le système : clés d'une exploitation efficace
  • Intégrer le système de mesures au système d'information : apports des solutions techniques

  • Ateliers
  • Pratiquer la méthode MQPC (Management par la Qualité Perçue par le Client) pour :
         - Optimiser les activités
         - Maîtriser les risques
         - Gérer les priorités et les imprévus
         - Négocier les tâches et les responsabilités en fonction des indicateurs de performance
  • Traduire la politique "Orientation Clients" en enjeux quantitatifs
  • Construire des tableaux de bord de contraintes
  • Rédiger des cartes stratégiques pour concevoir et déployer les tableaux de bord DSI orientés :
  •      - Réduction des coûts
         - Productivité et développement d'applicatifs
         - Adoption des indicateurs ITIL
         - Évaluation et choix des sous-traitants
         - Satisfaction des utilisateurs et engagements SLA (Service Level Agreement)

    Gérer le portefeuille des projets stratégiques - 2 jours

    De Quoi s'agit-il ?
  • Définir la gestion de portefeuille de projets
  • Évaluer le contexte, la maturité et la capacité de l'entreprise à piloter les projets stratégiques
  • Établir  la cartographie des 3P : Projets, Programmes, Portefeuilles
  • Comprendre les synergies entre différents projets
  • Préciser les périmètres, enjeux et contraintes
  • Prioriser les missions : sphères décisionnelle et opérationnelle
  • Bâtir l'organisation de l'arbitrage et la faire valider

    Qui est concerné ?
  • Direction Générale, directions métier, comité d'arbitrage et d'investissement
  • DSI, responsable PMO, gestionnaire de portefeuille, urbaniste, chefs de projet
  • Faire collaborer les contributeurs tout au long du cycle de vie des exigences :
        - Définir les rôles : la matrice RACI
        - Prendre en compte les attentes et les exigences

    Pourquoi s'y engager ?
  • Aligner les projets sur les enjeux stratégiques : nouveaux marchés, sécurité, innovation,etc
  • Renforcer la prise en charge des projets prioritaires
  • Gérer au mieux les projets pluriannuels et les enveloppes budgétaires annuelles et cloisonnées
  • Réduire et contrôler l'exposition aux risques des projets
  •       - Apports des méthodes HERMES, PRINCE2, VAL IT
  • Optimiser les pratiques en conduite de projet
  • Rendre agile l'utilisation des ressources
  • Organiser le reporting et la prise de décision réactive
  • Étendre la démarche pour améliorer les performances de l'entreprise

    Comment mettre en œuvre la gestion de portefeuille ?
  • Évaluer et sélectionner les projets en fonction de leur valeur : démarche VAL IT
  • Définir la typologie des projets de portefeuille
  • Préciser les critères de gestion des priorités et de complexité technique et métier
  • Analyser les risques systémiques : étude d'opportunité et registre de risques
  • Répartir les coûts sur le cycle de vie des projets et sur les modules prioritaires
  • Gérer l'interface de suivi portefeuille-comptable
  • Organiser la gestion prévisionnelle des compétences
  • Alimenter les référentiels et les données : visualisation, analyse, contrôle et plans d'actions
  • Revoir la filière projet et alléger le référentiel documentaire
  • Mettre en place les principaux processus de gouvernance
  • Renforcer la réactivité de l'arbitrage par la transparence des indicateurs de santé des projets
  • Rationaliser la gestion multi-projets en ligne avec la stratégie et les capacités de l'organisation
  • Rééquilibrer en permanence le portefeuille :
        - la segmentation et le découpage du portefeuille
        - les mécanismes d'attraction des projets
        - la synchronisation de la carte des dépendances et du plan d'urbanisme
        - l'évaluation des valeurs stratégiques et économiques des projets

    Combien ?
  • Préparer l'enveloppe budgétaire du portefeuille
  • Calculer le ROI prévisionnel des projets et gérer leurs marges
  • Identifier les bénéfices intangibles et les transformer en mesures de valorisation
  • Calculer les gains et évaluer l'écart entre la capacité et l'utilisation réelle des ressources

    Ateliers
  • Préparer les matrices décisionnelles des 3P
  • Concevoir les portefeuilles d'applications, de matériels, de compétences, de services et de clients
  • Analyser les arbres de coûts et les bénéfices potentiels du portefeuille
  • Définir des axes d'évaluation multidimensionnelle et élaborer les fiches d’arbitrage
  • Rédiger des cartes stratégiques pour concevoir et déployer les tableaux de bord DSI orientés :
  •      - Arbitrage et équilibrage du portefeuille
         - Promotion et maîtrise de nouvelles transitions incontournables
         - Reporting de la Direction Générale
         - Évolution des indicateurs ITIL

    Faire adhérer les contributeurs et conduire le changement - 2 jours

    Convaincre et impliquer
  • Analyser le contexte, évaluer et comprendre les résistances
  • Se fixer des objectifs réalistes et définir les règles du jeu
  • Agir en stratège pour conduire efficcacement le changement
  • Mettre en place un plan d'animation des équipes : sensibiliser, informer, former, rassurer
  • Activer les synergies et stimuler la volonté d'agir
  • Solliciter la Direction Générale et faire adhérer les directions métiers
  • Clarifier et contractualiser les relations avec les directions métiers
  • Négocier et coordonner les contributions :
        - Focaliser sans cesse
        - Responsabiliser et valoriser les équipes
        - Réorganiser pour rationaliser l'utilisation des moyens
        - Accélérer la prise de décision

  • Déroulement des journées de bilan - 2 jours

    Ces journées de bilan entre managers ayant participé à l'ensemble des séminaires permettront de procéder aux échanges d'expériences et de collectiviser les réussites dans un cadre encore plus convivial.
    Les revues multi-projets, les graphiques et les cartes indispensables à une communication réactive envers les instances de gouvernance sont les sujets phares de ces rencontres.
  • 1ère partie
  • Chacun présentera ses efforts et ses résultats pendant 30' en se basant sur ses cartes stratégiques. C'est 30' pour convaincre du bien fondé de son plan d'actions et de son système de mesures.
  • 2ème partie
  • Le coaching collectif permettra ensuite de prendre en compte des difficultés rencontrées et de proposer des solutions optimisées pour un fonctionnement souple et durable.
  • 3ème partie
  • D'autres exercices d'application de méthodologies et de préparation d'un plan d'amélioration des performances viendront combler ces rencontres.
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PARIS / LYON - 2014

Instaurer le Project Management Office - PMO
2-3 juin / 19-20 juin
Concevoir / Adapter les tableaux de bord de pilotage de la DSI
2-3 mai / 4-5 juin
Gérer le portefeuille des projets stratégiques de la DSI
15-16 mai / 16-17 juin
Faire adhérer les contributeurs
13-14 mai / 18-19 juin
Bilan intermédiaire
20 juin / 12 sept.
Bilan final
17 oct. / 28 nov.

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